Comment changer de plateforme agréée pour la facturation électronique ?

Qu’est-ce qu’une PA ?

« PA » est le nouveau terme pour désigner les fameuses PDP (plateformes de dématérialisation partenaires). Une volonté de la DGFIP de clarifier le rôle de ces opérateurs. Pour autant, leurs missions restent inchangées, tout comme l’obligation pour les entreprises d’y avoir recours, en application du calendrier de la réforme de la facturation électronique.

La PA, pour plateforme agréée, est un opérateur de dématérialisation (OD) agréé par l’État. Elle aura pour mission, dès l’entrée en vigueur de la réforme sur la facturation électronique à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, d’établir, transmettre et recevoir des factures électroniques.

Certains opérateurs n’ont pas attendu la date officielle pour proposer ces services. En effet, des PA comme Pennylane proposent déjà l’émission de factures électroniques répondant aux critères de la réforme.

Au 24 octobre, les PA immatriculées sous réserve par l’État sont au nombre de 110. Une liste des plateformes agrées désormais exhaustive puisque depuis le lancement de la phase de tests du portail public de facturation (PFF) le 14 octobre 2025, l’État ne délivre plus aucune immatriculation sous réserve.

Peut-on changer de plateforme agréée ?

La réponse est : oui, on peut changer de plateforme agréée. Dans quel cadre ? On vous explique.

Que dit la loi sur le changement de plateforme agréée ?

Aucun texte législatif n’interdit le changement de PA par une entreprise. La portabilité est possible à tout moment. C’est même un droit. Précision faite que cette portabilité doit se faire dans le respect des termes contractuels signés entre la PA et l’entreprise. Cette dernière est libre de choisir une nouvelle PA et de lui confier la gestion de sa facturation électronique.

Il n’existe pas de durée minimum d’engagement imposé par les PA. Chacune fixe ses conditions comme elle l’entend. N’hésitez pas à négocier avec votre future nouvelle plateforme agréée pour garantir la réversibilité de vos données de facturation. Cela vous permettra de récupérer vos données en cas de changement ultérieur.

Comment changer de plateforme agréée ?

Le maître-mot est l’anticipation et l’organisation. Changer de plateforme agréée est possible à tout moment (selon les conditions de votre contrat), mais il faut “préparer le terrain” pour que le passage de relais se déroule dans les meilleures conditions.

Avant toute souscription auprès d’un opérateur de dématérialisation pour la facture électronique, assurez-vous qu’il soit agréé sous réserve par l’État.

Si vous avez déjà souscrit un contrat auprès d’une PA, cela signifie que votre entreprise est affiliée à une PA dans l’annuaire national du PPF. Ce dernier est officiellement ouvert publiquement depuis le 18 septembre. Vous avez choisi Pennylane comme nouvelle plateforme agréée ? Félicitations ! Voici comment procéder pour officialiser ce choix.

Étape 1 : Préparer le changement de plateforme agréée

Avant toute migration, votre entreprise doit formaliser le transfert vers Pennylane en signant un nouveau mandat de désignation. Ce document officialise Pennylane comme nouvelle PA et permet la mise à jour de l’annuaire du PPF.

Le mandat doit inclure plusieurs éléments essentiels :

• L’identification complète de l’entreprise (dénomination sociale et numéro SIREN) ;

• La désignation de Pennylane comme nouvelle PA ;

• Les informations relatives à l’ancienne plateforme agréée (raison sociale et SIREN ou matricule opérateur) ;

• La date d’effet du changement ;

• La liste des adresses électroniques ou comptes à transférer.

Bon à savoir

Il est conseillé de vérifier que toutes les adresses de facturation sont à jour avant la signature du mandat, afin d’éviter tout risque de rejet ou de perte de données lors du transfert.

Étape 2 : Assurer la portabilité des identifiants

Une fois le mandat établi, la portabilité des identifiants est automatiquement garantie par l’annuaire du PPF. Cette fonctionnalité permet à l’entreprise de changer de PA tout en conservant ses identifiants existants et sans interruption des flux de facturation.

Planifiez le changement en dehors des périodes de forte activité (fin de mois, clôture comptable) afin de garantir une transition fluide et sans perturbation pour vos équipes.

Étape 3 : Mise à jour et validation du transfert

Une fois le mandat transmis, Pennylane se chargera de notifier le PPF pour procéder à la mise à jour des informations de routage. Cette étape est entièrement automatisée : l’annuaire national actualise les données et la nouvelle PA devient l’interlocuteur principal pour l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques.

La mise à jour de l’annuaire peut prendre quelques jours. Durant ce laps de temps, certaines factures peuvent encore transiter par l’ancienne plateforme. Il est donc préférable de maintenir un accès temporaire à celle-ci jusqu’à confirmation complète du transfert.

Pourquoi est-ce important de désigner sa Plateforme Agréée ?

Pourquoi est-il important de désigner une PA dès maintenant ? Parce que d’ici le 1er septembre 2026, vos équipes auront le temps de se former et d’appréhender l’outil pour être opérationnelles dès l’entrée en vigueur de la réforme.

De plus, à compter de cette date, toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Il s’agit donc d’une obligation légale.

À savoir que dès septembre 2026, les ETI seront aussi dans l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électronique. Dès le 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques.

Désigner une plateforme agréée vous garantit la conformité de vos documents de facturation (formats de facture électronique, sécurité des données, interopérabilité, etc.).

Comment désigner sa plateforme agréée ?

Vous n’avez pas encore choisi votre PA ou vous ne l’avez pas encore désignée ? Vous avez encore du temps, mais il ne faut pas tarder.

Avant de la désigner, faites votre choix en tenant compte de ces 5 critères : 

• La plateforme doit être inscrite sur la liste officielle de la DGFiP.

• Elle doit être compatible avec les outils de votre entreprise.

• Elle doit proposer l’e-reporting, l’archivage, un tableau de bord et une assistance.

• Son interface doit être claire et son support client réactif.

• Ses tarifs doivent être transparents et adaptés aux besoins.

Une fois votre choix effectué, voici la procédure à suivre pour désigner votre PA : 

1. Préparez la démarche

Assurez-vous :

• d’être représentant légal (ou mandaté) ;

• d’avoir activé la double authentification (2FA) ;

• de disposer d’une pièce d’identité valide.

2. Accédez à la procédure

Lancez l’inscription depuis le site de votre future plateforme agréée ou via le Portail Public de Facturation et suivez la procédure étape par étape.

3. Identifiez votre entreprise

Renseignez votre numéro SIREN et, si nécessaire, les SIRET des établissements concernés. Ces informations garantissent un bon rattachement de vos factures à la plateforme.

Si votre entreprise gère plusieurs activités distinctes, vous pouvez optez pour plusieurs PA mais il faudra mettre en place une organisation stricte pour éviter les erreurs.

4. Confirmez votre identité

Téléversez votre pièce d’identité (ou celle du représentant légal si vous êtes mandaté) et validez la vérification en suivant les instructions reçues (SMS ou e-mail).

5. Signez le mandat

Finalisez la désignation en signant électroniquement le mandat précisant votre entreprise, la plateforme agréée et la date d’effet.

6. Vérifiez l’enregistrement

Une fois validée, la désignation apparaît dans votre espace “Facturation électronique”. Vous pouvez y suivre son statut et la date d’activation.

Vous pouvez aussi mandater votre expert-comptable pour qu’il désigne, en votre nom, votre plateforme agréée.

Découvrez comment désigner Pennylane comme PA.

Pourquoi choisir Pennylane dès maintenant ?

Bien que vous puissiez changer de PA quand vous le souhaitez, même une fois la réforme en vigueur, mieux vaut être prêt dès maintenant. Vous avez peut-être déjà sélectionné et souscrit un contrat auprès d’une PA. Alors, pourquoi changer ?

Pennylane est bien plus qu’une plateforme agréée. C’est une solution 360 pour les entreprises qu’elle accompagne dans tous les aspects financiers et comptables : 

• Logiciel de facturation ;

• Logiciel de comptabilité ;

• Gestion de trésorerie ;

• Dépôt de capital ;

• Compte pro ;

• Gestion des achats ;

• Application mobile ;

• Et bien sûr, facturation électronique !

La PA sous réserve Pennylane, c’est déjà un écosystème de e-facturation bien rodé : 

• Factures créées par l’éditeur Pennylane en FacturX ;

• Réception et lecture automatique de FacturX ;

• Liens de paiements intégrés dans les factures électroniques ;

• Transfert automatique et contrôlé de factures entre client et fournisseur ;

• Suivi du cycle de vie des factures avec circuits de validation ;

• Intégration en temps réel des factures en comptabilité ;

• Relances automatisées en cas d’impayés.

Les questions fréquentes sur le changement de plateformes agréées

Est-il possible de recourir à plusieurs plateformes agréées ?

Oui, il est possible de recourir à plusieurs plateformes agréées. Il est possible de désigner une PA pour les émissions de factures électroniques et une autre pour la réception. Il est même possible d’en désigner plusieurs pour chaque type de transmission si vous disposez de lignes d’adressage différentes. Toutefois, ce choix n’est pas conseillé car il complique la gestion et augmente les risques d’erreurs.

Un changement de PA peut-il entraîner une interruption des services ou de paiement ?

En théorie, non, car la portabilité des identifiants via le PPF évite la coupure des flux.

Mais, c’est possible, dans le cas d’un changement de PA pas suffisamment anticipé ni préparé. Vous risquez une interruption du flux si le changement est précipité, entraînant des erreurs ou oubli au moment de la désignation de la PA (mandat incomplet, mauvais SIRET, délai de mise à jour de l’annuaire non pris en compte, paramétrage EDI/API, etc.).

Pourquoi choisir Pennylane comme plateforme agréée ?

Avant d’être une PA, Pennylane est une solution all-in-one pour la finance et la comptabilité de votre entreprise. Le volet PA de Pennylane est nativement intégré à vos outils, quel que soit le plan auquel vous avez souscrit, et ce, sans surcoût. Elle centralise vos flux et automatise la facturation, afin de garantir une source unique et fiable pour la comptabilité et le suivi commercial de votre activité.