Les associations sont-elles concernées par la facture électronique ?

Rappel des objectifs de la réforme sur la facturation électronique :

• Moderniser la gestion administrative ;

• Faciliter les déclarations de TVA des associations et entreprises grâce au préremplissage automatique ;

• Diminuer les coûts de traitement des factures et accélérer les encaissements ;

• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA ;

• Avoir une vision en temps réel de l’activité économique des entreprises et associations.

Facture électronique : de quoi parle-t-on pour les associations ?

Dans le cadre de la réforme, une facture électronique comporte des données structurées. Pour une opération entrant dans le champ de la réforme, elle doit être émise, transmise et reçue dans le circuit prévu, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (PA). Un PDF envoyé par e-mail ne suffit pas, à lui seul, pour remplir cette obligation.

Êtes-vous concerné par la facturation électronique ?

Répondez à quelques questions pour obtenir une première indication sur les obligations de votre association. Ce résultat ne remplace pas l’analyse de sa situation fiscale et de ses activités.

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de l’administration fiscale ?

Les principaux formats prévus par la réforme sont :

• Factur-X

• UBL

• CII

À noter

Factur-X associe un document lisible au format PDF à des données structurées. Ce format peut être pratique si votre logiciel le prend en charge. Il n’est pas propre aux associations.

Facture PDF, dématérialisation : quelles différences pour une association ?

Pour une opération entrant dans le champ de la réforme, un PDF envoyé par e-mail ou un scan de facture ne remplace pas une facture électronique transmise dans le circuit réglementaire.

L’association devra utiliser une solution capable de produire les données requises et de transmettre la facture via une plateforme agréée. Un tableur peut rester utile pour préparer des données en interne, mais il ne suffit pas, à lui seul, à émettre et transmettre une facture électronique conforme.

Quelles opérations associatives sont concernées par la réforme de la facture électronique ?

Les obligations dépendent de la situation de TVA de l’association, de la nature de l’opération et de la qualité du client.

• Une opération entrant dans le champ de la facturation électronique entre entreprises assujetties établies en France relève de l’e-invoicing, selon le calendrier applicable à l’émetteur.

• Une opération réalisée avec un particulier ou avec un client établi hors de France peut relever de l’e-reporting.

• Les données de paiement ne sont pas à transmettre indistinctement pour toutes les prestations : leur traitement dépend notamment du régime de TVA applicable et de l’exigibilité de la taxe.

La réception d’une facture par une association assujettie ne signifie pas que toutes ses opérations sont soumises aux mêmes règles. Certaines acquisitions internationales peuvent également nécessiter une analyse spécifique.

Les associations sont-elles concernées par la réforme facturation électronique ?

Pour déterminer les obligations d’une association, il faut d’abord qualifier ses activités et sa situation fiscale. L’existence d’une activité lucrative ou le montant des recettes, pris isolément, ne suffisent pas à conclure.

Il faut notamment examiner :

• si la gestion de l’association est désintéressée ;

• si ses activités lucratives sont accessoires ou prépondérantes et leur situation au regard de la concurrence ;

• si les conditions d’une franchise des impôts commerciaux sont remplies ;

• si certaines opérations bénéficient d’une exonération spécifique de TVA.

En cas de doute sur cette qualification, faites vérifier la situation de l’association par votre expert-comptable ou par l’administration fiscale.

Notre conseil

Oui. Une personne morale non assujettie à la TVA, qu’il s’agisse d’une association ou d’une société, peut recevoir volontairement des factures électroniques via une plateforme agréée proposant ce service. L’absence d’obligation légale de réception ne signifie pas que cette réception est interdite.

Vérifiez que la plateforme choisie prend en charge les personnes morales non assujetties et précisez avec elle les modalités de réception, les conditions du service et les éventuels frais.

Cette démarche reste facultative : elle ne modifie pas le statut TVA de l’entité et ne crée pas, à elle seule, d’obligation d’émission ou d’e-reporting.

Les trois situations possibles

1. L’association n’est pas assujettie à la TVA Elle n’a pas d’obligation de recevoir des factures électroniques, d’en émettre ni de transmettre des données au titre de la réforme. Elle peut toutefois choisir de recevoir volontairement des factures électroniques via une plateforme agréée qui prend en charge les associations non assujetties. Cela concerne notamment les associations sans activité lucrative et celles qui remplissent les conditions de la franchise applicable aux activités lucratives accessoires. Cette absence d’obligation vaut sous réserve qu’aucune autre opération ne confère à l’association la qualité d’assujettie à la TVA.

2. L’association est assujettie mais réalise des opérations exonérées Elle doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les opérations qui bénéficient d’une exonération spécifique ne sont pas, pour cette seule raison, soumises à l’obligation d’émission ni à l’e-reporting. Les autres opérations éventuelles doivent être examinées séparément.

3. L’association est assujettie et réalise des opérations non exonérées Elle doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Ses obligations d’émission et d’e-reporting dépendent du calendrier applicable, de la nature de chaque opération et de la qualité du client. Elle peut être assujettie sans être redevable de la TVA sur toutes ses opérations.

Comment savoir si mon association est assujettie à la TVA ?

Pour certaines associations, la franchise des impôts commerciaux applicable aux activités lucratives accessoires est soumise à plusieurs conditions. Le plafond de recettes accessoires est de 81 051 € pour 2026 et doit également avoir été respecté l’année précédente. La gestion doit notamment être désintéressée et les activités non lucratives rester prépondérantes. Ce plafond n’est pas un seuil général d’assujettissement à la TVA : il faut aussi examiner les activités et opérations de l’association.

Calendrier et obligations légales des associations en matière de e-facturation

Les obligations des associations assujetties suivent le calendrier général de la réforme. Il faut distinguer la réception des factures, qui commence en 2026, de l’émission et de l’e-reporting, dont la date dépend notamment de la taille de l’association.

Bon à savoir

Pour une facture émise dans le cadre d’un marché public, utilisez le circuit de facturation publique applicable, généralement Chorus Pro. Cette démarche est distincte de l’obligation de facturation électronique entre entreprises. Une subvention n’est pas une facture de vente.

Le calendrier de déploiement de la facture électronique pour les associations en France

Depuis le 1er septembre 2026 Les associations assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, y compris lorsqu’elles réalisent des opérations exonérées.

Depuis le 1er septembre 2026 Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont concernées par l’obligation d’émission et d’e-reporting.

Au plus tard le 1er septembre 2027 Les petites et moyennes entreprises sont concernées par l’obligation d’émission et d’e-reporting.

Quelles obligations pour les associations ?

Une association assujettie doit choisir une plateforme agréée pour recevoir ses factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les obligations d’émission et de transmission de données s’appliquent selon le calendrier et les opérations de l’association.

• E-invoicing : facture électronique pour les opérations entrant dans le champ, notamment certaines ventes ou prestations à des entreprises assujetties établies en France.

• E-reporting de transaction : transmission des données requises pour certaines opérations qui ne relèvent pas de l’e-invoicing, par exemple selon la qualité ou la localisation du client.

• E-reporting de paiement : transmission des données de paiement uniquement lorsque les règles applicables à l’opération le prévoient, notamment pour certaines prestations de services dont la TVA est exigible à l’encaissement.

Consultez la liste officielle des plateformes agréées pour vérifier les plateformes disponibles.

Cas pratiques : quelles obligations selon la situation de l’association ?

Pour vous aider à y voir plus clair sur vos obligations en tant qu’association, voici un tableau récapitulatif des différentes situations possibles : 

Ce tableau donne les grands cas de figure. Une même association peut réaliser plusieurs types d’opérations : chacune doit être qualifiée séparément. Certaines opérations particulières, notamment certaines acquisitions internationales, peuvent nécessiter une analyse distincte.

Comment organiser la réception des factures quand l’association a plusieurs activités ?

Une association assujettie peut centraliser les factures reçues dans un même point d’entrée, puis les répartir dans sa comptabilité entre ses différents secteurs. Par exemple, une facture d’électricité peut être reçue avec les autres factures fournisseurs, puis ventilée comptablement selon les activités concernées. Cette organisation interne ne change pas les obligations qui s’appliquent à chaque opération.

Association qui facture des prestations à des entreprises privées

Prenons le cas d’une association assujettie à la TVA qui vend des formations, événements, prestations de conseil à des sociétés.

Une association culturelle vendant des prestations à des comités d’entreprise (spectacles, ateliers, etc.).

Si l’association est assujettie et que l’opération entre dans le champ de la réforme, la facture destinée à une entreprise assujettie établie en France relève de l’e-invoicing selon le calendrier applicable à l’association. Pour les autres clients ou opérations, vérifiez si un e-reporting est requis.

Association qui vend des services aux collectivités ou à l’État

Pour les factures émises dans le cadre de marchés publics, vérifiez les modalités applicables à Chorus Pro. Une subvention n’est pas une facture de vente et ne relève pas du même traitement.

Exemples de prestations pouvant être facturées dans le cadre d’un marché public : animation, médiation sociale ou formation auprès d’une mairie, d’une communauté d’agglomération ou d’un ministère. Vérifiez le circuit prévu par le contrat.

Association qui encaisse principalement des cotisations et des dons

Les dons et cotisations ne suffisent pas, à eux seuls, à déterminer la situation de l’association au regard de la TVA. Si l’association perçoit uniquement des dons, cotisations ou subventions hors champ et ne réalise aucune autre opération taxable, elle n’a pas d’obligation d’e-invoicing ni d’e-reporting au titre de ces flux. Vérifiez toutefois les autres activités et opérations de l’association.

Un reçu ou une attestation de don n’est pas une facture de vente entrant dans l’e-invoicing. Son émission et sa conservation restent soumises aux règles applicables à ce type de document.

Facture électronique et gestion comptable de l’association

L'arrivée de la facture électronique ne changera pas les obligations comptables de fond (pièces justificatives, traçabilité), mais simplement le support. Le bénéfice pour les associations est multiple : réduction des erreurs, suivi en temps réel des statuts de factures, vision globale de la trésorerie...

Impact sur la tenue de la comptabilité et le suivi de trésorerie

Dans les faits, la réforme de la facture électronique va permettre aux associations de simplifier la tenue de leur comptabilité. La RFE représente un petit bouleversement organisationnel, mais apportera des bénéfices aux associations : 

• import automatisé des écritures ;

• réduction des erreurs de saisie et des écarts entre factures, relevés bancaires et comptabilité ;

• mise à jour plus rapide des journaux ;

• vision quasi en temps réel de la trésorerie de l’association ;

• suivi des encours (factures à émettre, à encaisser, à payer) directement dans l’outil.

Les associations fonctionnent grâce à l'engagement des bénévoles. La réforme a donc un avantage certain pour eux et en particulier le trésorier : moins de temps passé à ressaisir, plus de temps pour analyser. 

Archivage, traçabilité et contrôle : quels bénéfices pour le trésorier ?

Les factures et justificatifs doivent être conservés selon les règles applicables à leur nature. La durée de conservation des documents fiscaux est portée à 10 ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Vérifiez la durée applicable à chaque catégorie de document : conservation fiscale et conservation comptable ne se confondent pas toujours.

Une solution d’archivage adaptée peut faciliter la conservation, la recherche et la traçabilité des factures. Vérifiez qu’elle répond aux exigences applicables aux documents de votre association. Les outils d'archivage apportent une réelle plus-value aux associations, leur permettant l'indexation des documents et la recherche rapide en cas de contrôle.

Moins de papier, moins de risques de perte ou de doublons, pour une meilleure conformité.

Articulation avec l’expert-comptable ou le cabinet d’accompagnement

En centralisant les flux via la ou les plateformes agréées choisies, votre association peut simplifier la gestion des factures et les échanges avec son expert-comptable. De quoi faciliter la préparation des bilans annuels en vue de votre assemblée générale.

En optant pour une plateforme compatible avec celle de votre expert-comptable, lui comme le trésorier de votre association gagneront du temps dans la gestion comptable.

Comment préparer son association à la facture électronique ?

Si votre association est assujettie à la TVA, vérifiez dès maintenant ses circuits de réception et ses obligations d’émission et d’e-reporting.

• Qualifiez la situation de l’association au regard de la TVA, activité par activité.

• Recensez les ventes, prestations, achats et types de clients concernés.

• Vérifiez l’adresse de réception de l’association et choisissez une plateforme agréée si elle est assujettie.

• Testez les circuits de réception, d’émission et de transmission des données applicables à l’association.

• Informez le trésorier, les salariés, les bénévoles et l’expert-comptable des nouveaux processus.

Bon à savoir

Vous pouvez choisir une PA de réception et une PA de transmission.

Quelles sanctions en cas d’absence de plateforme agréée pour la réception ? Si l’administration constate qu’une association assujettie n’a pas respecté son obligation de recourir à une plateforme agréée pour recevoir ses factures, elle la met en demeure de se mettre en conformité dans un délai de trois mois. Si le manquement persiste à l’issue de ce délai, une amende de 500 € peut être appliquée. Une nouvelle mise en demeure ouvre alors un nouveau délai de trois mois ; si le manquement persiste encore, l’amende est de 1 000 €, puis peut être renouvelée tous les trois mois dans les conditions prévues par la loi.

L’amende n’est donc pas déclenchée automatiquement le 1er septembre 2026 : elle intervient selon la procédure de constatation et de mise en demeure prévue par la loi.

Choisir un outil pour gérer la facture électronique en association

Si votre association est concernée par la facture électronique, ne tardez pas à choisir votre PA et vos outils compatibles le cas échéant.

Critères de choix d’un logiciel de facturation pour une association

Vous pouvez tout à fait conserver votre outil de facturation si celui-ci propose un des formats d’édition de facture conforme à la RFE. Dans ce cas, la PA choisie servira de plateforme de transmission entre votre logiciel et la PA de votre client.

Vous pouvez aussi choisir une plateforme intégrant des outils de gestion comptable et de facturation. Le choix de la PA adaptée à vos besoins, à votre statut et à vos process dépend de plusieurs critères. Il en va de même pour votre logiciel de facturation : 

• Conformité à la facture électronique et connectivité à une plateforme agréée ou à un opérateur de dématérialisation conforme et compatible avec une PA ;

• Gestion des statuts des factures et du suivi des paiements ;

• Ergonomie et simplicité d’utilisation pour des utilisateurs non spécialistes ;

• Possibilités d’intégration avec la comptabilité, la banque et les moyens de paiement pour une gestion centralisée ;

• Coûts : abonnement, accompagnement, archivage, éventuels frais par facture.

Si vous vous apercevez qu’à l’usage, la PA choisie ne vous convient pas, vous avez le droit de changer. Le principe de portabilité s’applique. Ainsi, votre PA devra se charger du transfert de vos données vers la nouvelle PA.

Intérêt d’une plateforme intégrée comptabilité et facturation

• Lorsqu'on est trésorier bénévole, le temps est une donnée importante. Aussi, le choix d'une solution tout-en-un incluant facturation, banque et comptabilité donne une vision globale de la trésorerie en un coup d'œil.

• Avec un outil adapté, les écritures comptables sont en grande partie générées automatiquement depuis les factures. De quoi faire gagner du temps au trésorier et à l’expert-comptable.

• Les tableaux de bord intégrés permettent de suivre les encaissements, les dépenses et les budgets.

• Enfin, l'automatisation des flux et des contrôles intégrés contribue à la réduction des risques d’erreurs.

Comment Pennylane peut accompagner les associations dans leur transition vers la réforme

En tant que plateforme agréée par l’administration fiscale, Pennylane propose une solution de facturation électronique conforme et connectée.

Notre solution all-in-one centralise les outils de facturation, trésorerie, achats et comptabilité dans un même outil. Nous proposons des offres adaptées à différents statuts et entités afin de répondre aux besoins de chacun.

Si votre association est déjà cliente Pennylane, vous bénéficiez de la PA sans surcoût.

Pennylane propose des fonctionnalités ciblées pour les associations, telles que les intégrations bancaires et des moyens de paiement.

Enfin, nous sommes le trait d'union entre cabinets comptables et entreprises/associations. Grâce à une interface 360, nous facilitons la collaboration avec l’expert-comptable de votre association.