Factur-x : définition, exemple et modèle

Comprendre le format Factur-x

La Factur-X, parfois appelée Facture X, est un format hybride, combinant un fichier PDF et un fichier XML. Le fichier PDF offre une représentation visuelle de la facture, tandis que le fichier XML contient les données structurées nécessaires à l'automatisation du traitement des factures. Le format Factur-X est reconnu au niveau européen grâce à sa conformité à la Norme Sémantique Européenne EN 16931.

Caractéristiques clés du format Factur-X :

• Hybride : Il combine un fichier PDF pour la lisibilité humaine et un fichier XML pour le traitement automatisé.

• Standard Européen : Il est conforme à la Norme Sémantique Européenne EN 16931, facilitant ainsi l'échange de factures entre entreprises européennes.

• Adaptabilité : Il répond aux besoins spécifiques des entreprises en offrant différents profils de données selon le niveau de détail requis.

• Facilité d'intégration : Il est compatible avec de nombreux logiciels de facturation et systèmes d'information, dont Chorus Pro.

Ces caractéristiques font du format Factur-X un outil efficace pour la transition numérique des entreprises, leur permettant de s'adapter aux futures obligations légales en matière de facturation électronique.

La norme Factur-x : une norme européenne

Le rôle du FNFE dans la création de Factur-x

Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) a joué un rôle primordial dans l'élaboration de la norme Factur-X. Créé en 2012, le FNFE-MPE a pour objectif de faciliter le dialogue entre les différents acteurs publics et privés impliqués dans le déploiement de la facturation électronique en France.

Le FNFE-MPE a ainsi contribué à l'implémentation de Factur-X en organisant notamment des événements comme des hackathons. Ces initiatives ont permis de stimuler l'innovation dans le domaine de la facturation électronique, en favorisant la création et l'intégration de Factur-X par les fournisseurs et les clients.

Le FNFE-MPE travaille constamment à l'amélioration et à la maintenance de cette norme de facturation, en veillant à son adaptation aux évolutions technologiques et législatives.

L'objectif de la norme Factur-x

L'objectif premier de Factur-X est de simplifier les échanges et la dématérialisation fiscale entre les membres de l’Union européenne. En effet, ce format a été conçu pour répondre à la Norme Sémantique Européenne EN 16931, qui impose un standard en matière de facturation électronique.

Le but de cette norme est de faciliter les échanges de factures et leur contrôle, avec une visée particulière de lutte contre la fraude à la TVA. En outre, la norme Factur-X vise à améliorer la lisibilité des factures, à automatiser l'intégration de la facture entrante et à réduire les délais de transmission et de traitement.

Factur-X a été créée avec l'objectif d'établir une norme européenne pour simplifier les échanges de factures entre les entreprises, indépendamment de leur pays d’origine. Il s'agit d'un format mixte ou hybride, présentant une structure standardisée avec un fichier PDF intégrant un fichier XML.

Enfin, la norme Factur-X ambitionne de transformer durablement les métiers, le positionnement et les gammes de services des experts-comptables. Elle constitue un facteur accélérateur en alliant technologie, usages et création de valeur par les données.

L'évolution prévue de la norme

L'année 2026 est une date clé pour la norme Factur-X. En effet, à partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour les grandes entreprises et toutes les entités assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Ce changement est soutenu par les autorités françaises et européennes comme un moyen d'accélérer la transformation numérique.

En parallèle, de nouvelles mentions deviennent obligatoires sur les factures. Cette évolution va de pair avec la mise en œuvre du e-invoicing et du e-reporting.

Il est à noter que cette transition vers la facturation électronique se fera de manière progressive, s'étendant jusqu'en 2027 selon la taille des entreprises.

Les composants de Factur-x : PDF et XML

Le rôle du fichier PDF dans Factur-x

Le fichier PDF dans Factur-X a une importance capitale, car il représente la version visuelle de la facture. Facilement lisible par tout utilisateur, il contient toutes les informations de facturation nécessaires. Il s'agit d'un document au format PDF/A-3, un format standardisé pour l'archivage. Ce format garantit l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture, assurant ainsi la sécurité et la conformité des transactions.

D'autre part, le fichier PDF est lié à un fichier XML, offrant une double lecture de la facture. Si le PDF est destiné à l'usage humain, le XML, lui, est destiné aux systèmes d'information, permettant ainsi une lecture et un traitement automatisé.

L'importance du fichier XML dans Factur-x

Le fichier XML dans Factur-X joue un rôle crucial car il contient toutes les données structurées de la facture. Ces données peuvent être automatiquement exploitées par les systèmes d'information, ce qui facilite grandement le traitement des factures. Le fichier XML est donc essentiel à l’automatisation des processus de facturation.

Il est aussi à noter que la norme Factur-X utilise les formats XML UBL et XML CII, reconnus au niveau européen. Ces formats permettent une interopérabilité entre différents systèmes d'information, facilitant ainsi les échanges de factures entre entreprises, qu'elles soient nationales ou internationales.

Enfin, le fichier XML offre une grande flexibilité, avec la possibilité d'éditer des factures personnalisables. Avec les 5 profils XML incorporés dans le format Factur-X et les 165 champs de données disponibles, les entreprises peuvent émettre des factures contenant toutes les mentions obligatoires, mais aussi celles spécifiques à leur activité.

Comment générer un fichier Factur-x ?

Générer un fichier Factur-X nécessite quelques étapes clés. D'abord, vous avez besoin d'un logiciel de facturation capable de créer ce format. Ce logiciel convertit les informations de votre facture en un fichier XML. Ce fichier est ensuite associé à un document PDF. Le PDF offre une présentation lisible de la facture, tandis que le XML fournit les données structurées.

Certains outils peuvent être utiles pour générer des factures Factur-X. Des librairies Factur-X existent, utilisables avec des langages de programmation tels que Python, PHP ou Java.

Il est également possible de faire appel à des services en ligne comme celui du FNFE-MPE pour vérifier la conformité de vos fichiers Factur-X.

L'intégration de Factur-x dans les logiciels de facturation

Les avantages de l'utilisation de Factur-x avec Chorus Pro

L'utilisation de Factur-X avec Chorus Pro offre plusieurs avantages clés pour les entreprises. Tout d'abord, le format Factur-X permet une automatisation de la facturation. Grâce à l'intégration des données structurées en XML, les factures peuvent être traitées de manière automatique, diminuant ainsi le temps de traitement et le risque d'erreurs.

• Gain de temps: Plus besoin de saisir manuellement les données des factures, les logiciels se chargent de récupérer automatiquement les informations contenues dans le XML de Factur-X.

• Réduction des coûts: La facturation électronique est moins coûteuse que la facturation papier, tant en termes de coûts directs (impression, envoi) qu'indirects (traitement, stockage).

• Amélioration de la productivité: L'automatisation des processus de facturation libère du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ensuite, Factur-X est entièrement compatible avec Chorus Pro, pour tous les modes de transmission. Vous pouvez déposer vos factures Factur-X sur Chorus de manière manuelle ou automatique, offrant ainsi une grande flexibilité d'utilisation.

Exemples de logiciels compatibles avec Factur-x

Il existe de nombreux logiciels de facturation et de comptabilité qui ont intégré le standard Factur-X. Ces outils offrent souvent des fonctionnalités pour générer automatiquement des factures au format Factur-X et les envoyer par voie électronique. Voici quelques exemples:

• Pennylane : L'outil de gestion comptable et financière tout-en-un pour les entreprises et les indépendants qui a déjà intégré le Factur-X

• Sage: Un des logiciels comptables connus, Sage a intégré la norme Factur-X à son système.

• Cegid: Ce logiciel de gestion comptable et fiscale prend également en charge le format Factur-X.

• EBP: Connu pour ses logiciels de comptabilité et de gestion, EBP supporte aussi le standard Factur-X.

• Factomos: Ce logiciel de facturation en ligne est compatible avec le format Factur-X.

Ces logiciels, entre autres, permettent de faciliter la transition vers la facturation électronique en conformité avec les nouvelles obligations légales. Ils offrent des solutions d'automatisation qui réduisent le temps de traitement des factures et limitent le risque d'erreurs.

Factur-x et ZUGFeRD : une collaboration franco-allemande

La collaboration franco-allemande a été fondamentale pour la création de la norme Factur-X. En 2015, le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques français (FNFE-MPE) et le Forum des Factures Électroniques d’Allemagne (FeRD) ont uni leurs efforts pour développer cette norme.

Ces deux organismes ont travaillé conjointement pour créer un standard de facturation électronique commun, qui a été baptisé ZUGFeRD en Allemagne et Factur-X en France. Ce standard a été conçu pour faciliter les échanges de facturation, tant pour les transactions domestiques que transfrontalières.

Factur-X et ZUGFeRD sont techniquement identiques et entièrement compatibles. Ils sont le fruit d'une coopération réussie entre la France et l'Allemagne, qui a permis de développer une norme qui facilite la facturation électronique à l'échelle internationale.

Les obligations liées à l'utilisation de Factur-x

Calendrier des obligations pour l'adoption de Factur-x

Pour l'adoption de Factur-x, un calendrier progressif a été mis en place, s'étendant de 2026 à 2027. Ce calendrier prend en compte la taille et le secteur d'activité des entreprises.

Le respect de ce calendrier est crucial pour garantir une transition fluide vers la facturation électronique.

Pourquoi est-il obligatoire d'utiliser Factur-x ?

L'obligation d'utiliser le format Factur-X découle de la volonté de l'Etat français de moderniser et rationaliser les processus de facturation. Cette exigence est mise en œuvre dans le cadre de la loi de finances, qui prévoit une transition progressive vers la facturation électronique. Le but est de lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA en assurant une meilleure traçabilité des transactions.

L'obligation d'adoption du format Factur-X s'inscrit également dans une perspective européenne. En effet, ce format, reconnu au niveau européen, favorise les échanges transfrontaliers et participe à l'harmonisation des pratiques au sein de l'Union européenne. Ainsi, l'usage de Factur-X concourt à renforcer l'intégration économique européenne.

Notez que cette obligation d'adopter le format Factur-X concerne aussi bien les relations interentreprises (B2B) que les transactions avec le secteur public. C'est un élément important pour les entreprises qui collaborent avec des administrations, car il leur permet de se conformer aux exigences de la commande publique.

Les bénéfices de l'utilisation de Factur-x pour les entreprises

L'utilisation de Factur-X offre de nombreux avantages pour les entreprises. Premièrement, la réduction des coûts. L'automatisation du traitement des factures grâce à Factur-X peut entraîner une diminution significative des coûts de gestion. En effet, la dématérialisation des factures limite les erreurs de saisie et réduit le risque de fraude.

Deuxièmement, l'optimisation du processus de facturation. Factur-X offre une facturation lisible en format électronique et PDF, facilitant ainsi son intégration dans les systèmes comptables et financiers des entreprises. Cela améliore la facturation pour toutes les parties impliquées.

Enfin, la simplification de la conformité réglementaire. Factur-X facilite la conformité avec les obligations légales en matière de facturation, notamment en ce qui concerne la lutte contre la fraude fiscale et l'efficacité administrative.

Comment tester l'efficacité d'un fichier Factur-x ?

Pour tester l'efficacité d'un fichier Factur-X, plusieurs outils sont à votre disposition. Notamment, l'outil de validation FNFE-MPE ou VeraPDF pour la vérification de conformité PDF A/3. Ces outils permettent de vérifier la conformité de vos fichiers Factur-X avec la norme en vigueur.

Il est essentiel de vérifier que toutes les données nécessaires sont bien présentes et correctement structurées. Les 165 champs de données disponibles dans le format Factur-X doivent être renseignés de manière précise pour garantir une bonne lisibilité du fichier.

Une fois le fichier généré, il est recommandé de réaliser des tests sur votre système d'information pour vérifier son intégration et son traitement de manière automatique.

Enfin, n'oubliez pas d'analyser l'impact de l'utilisation de Factur-X sur vos processus de facturation. Par exemple, mesurez le temps de traitement des factures avant et après l'implémentation de Factur-X pour évaluer l'efficacité du format.