Facture d’achat : définition et gestion comptable 

Qu’est-ce qu’une facture d’achat ?

La facture d'achat est un document comptable, juridique et commercial essentiel. Elle est produite par un fournisseur à destination de son client lors de la vente d’un bien ou lors d’une prestation de services. 

Ce document détaille la nature et la quantité des biens ou des services achetés, le prix unitaire, les éventuelles réductions, la TVA applicable ainsi que le montant total dû.

Bon à savoir Une facture d'achat a une valeur légale et est obligatoire pour faire valoir ses droits en cas de litige. Elle doit être conservée pendant 10 ans et faire l'objet d'une comptabilisation dans le cadre de l'exercice comptable. 

Quelle différence entre une facture d’achat et une facture de vente ?

La facture d’achat et la facture de vente sont deux documents émis au moment de la vente d’une marchandise ou d’une prestation de services. Ils concernent la même opération.

Pour distinguer une facture d’achat d'une facture de vente, il faut se focaliser sur l'émetteur et le destinataire du document :

• Une facture d’achat est émise par l’entreprise fournisseur à son client ;

• Une facture de vente est envoyée par l’entreprise cliente à l’entreprise fournisseur.

Toute facture de vente émise par un fournisseur devient une facture d’achat dans la comptabilité du client. La différence entre les deux n’est donc qu’une question de point de vue. 

À noter La facture d’achat et la facture de vente contiennent souvent les mêmes informations, mais leur traitement comptable diffère. La facture d’achat enregistre une charge (ou un actif), alors que la facture de vente enregistre un produit.

Qui peut émettre une facture d’achat ?

La facture d’achat peut être établie par toute personne habilitée à tamponner ou à signer une facture dans l’entreprise qui vend le produit ou le service : le dirigeant de l’entreprise, le service comptable ou un commercial. 

Même si plusieurs personnes peuvent émettre une facture d’achat, celle-ci doit toujours comporter les mentions légales obligatoires (nom et adresse du fournisseur, numéro de facture, date, désignation des biens ou services, montant HT, TVA, etc.).

Comment comptabiliser une facture d’achat ?

La comptabilisation d’une facture d’achat revient à enregistrer la charge au débit en utilisant un compte de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général. 

L’enregistrement d’une facture d’achat en comptabilité dépend de la nature de l’achat : 

• L’achat de marchandises ou de matières premières destinées à être revendues en état s’enregistre dans le compte 607 « Achats de marchandises » ;

• L’achat de matières premières destinées à être transformées est à enregistrer dans le compte 601 « Achats stockés - Matières premières et fournitures ».

À noter   Les autres mouvements financiers doivent être enregistrés dans des comptes distincts. C’est le cas par exemple :

- Des rabais et des remises : compte 609 - Des frais de port : compte 6241 - Des frais de facturation : compte 6221 - D’un escompte sur facture : compte 765

Pour comptabiliser une facture d’achat, il faut donc :

• Débiter le compte de charges 607 ou 601 pour le montant HT

• Débiter le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour le montant TVA déductible

• Créditer le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC

Comment enregistrer une facture d’achat ?

La saisie comptable d'une facture d'achat suit une série d'étapes bien précises : 

• Vérification des informations : s’assurer que la facture comporte toutes les mentions obligatoires.

• Identification des montants : repérer les trois montants clés sur la facture (montant HT, montant de la TVA et montant TTC).

• Comptabilisation des montants dans les comptes appropriés :

  • débit du compte de charges

  • débit du compte de TVA déductible

  • crédit du compte fournisseur

• Enregistrement du paiement de la facture : une deuxième saisie comptable est nécessaire (débit du compte fournisseur et crédit du compte banque 512).

Il est essentiel de réaliser ces étapes avec rigueur pour assurer une comptabilité précise et conforme aux obligations légales.

Bon à savoir Lorsque l’enregistrement de la facture d’achat est effectué, il est important de l’archiver dans un classeur numéroté et ordonné de façon chronologique. 

À quelle date comptabiliser une facture d’achat ?

Une facture d’achat doit être comptabilisée dans le journal des achats à sa date d’émission, et non à celle de paiement. Cela permet de refléter précisément l'activité économique de l'entreprise sur une période donnée et d'éviter les erreurs qui pourraient résulter d'un décalage entre la réalisation de l'achat et son enregistrement comptable.

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Le logiciel de comptabilité en ligne de Pennylane permet : 

• D'automatiser l'import des factures, réduisant ainsi le temps consacré à la saisie manuelle.

• De modifier le statut d'une facture d'achat à tout moment, ce qui offre une flexibilité dans la gestion des dépenses.

• D’utiliser des fonctionnalités d'exportation des données d'achat, afin d’extraire et d’analyser les informations facilement.

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