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Le 07 octobre 2020

Comment gérer la comptabilité de votre restaurant ?

Tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité en restauration – De la ventilation des achats/recettes aux données analytiques pour piloter votre restaurant !

Alexandre Roquoplo, Cofondateur - Expert comptable @Pennylane

Alexandre Roquoplo

Expert comptable @ Pennylane

Gérer la comptabilité d'un restaurant

La comptabilité des restaurants ne manque pas de subtilités. En plus de comptabiliser les recettes et les dépenses, il faut aussi prendre en compte les pourboires, les licences, les consignes, etc… Découvrez dans cette fiche pratique tout ce qu’il faut savoir avant de solliciter un expert-comptable pour restaurant. Vous saurez également comment en retirer les informations stratégiques pour bien piloter votre activité.   

    

Quel est le mode de comptabilité des restaurants ?   

    

Les restaurants doivent dans l’ensemble opérer une comptabilité dite classique. Elle reste globalement la même que pour n’importe quelle entreprise, qu’on parle de restaurants traditionnels, de comptabilité pour dark kitchens, fast-foods, bars, cafés, etc…   

    

Juridiquement, les restaurants sont presque toujours des sociétés. Leurs bénéfices sont soumis à l’impôt sur les sociétés et ils doivent collecter et déclarer la TVA sur leurs recettes.   

    

Pour ces raisons, ils sont obligés de tenir une comptabilité générale. Elle prend la forme d’une comptabilité d’engagement.   

    

Il existe de nombreuses particularités propres à la comptabilité des restaurants, ce qui rend indispensable le recours à un comptable expert en restauration. Cela permet de respecter vos obligations comptables, mais aussi de disposer de données analytiques avancées pour mieux gérer son activité – on vous explique comment en fin d’article.   

    

Comptabilité de restaurant : comment comptabiliser ses recettes ?   

    

Comptabiliser les recettes d’un restaurant est plus facile que jamais, grâce aux logiciels de caisse modernes. Des solutions comme Zelty, Tiller ou encore Lightspeed enregistrent les flux de caisse, appliquent automatiquement les bons taux de TVA et font remonter les informations à votre expert-comptable.   

    

Au moment d’établir les recettes dans la comptabilité, celles-ci sont remontées directement du logiciel de caisse. Quasiment tous les logiciels actuels (certifiés) disposent de cette fonctionnalité. Les recettes sont ensuite ventilées dans les comptes adéquats par typologie. On peut opérer la ventilation des recettes par mode de paiement, récapitulées en fin de journée par le ticket Z.   

    

Bien comptabiliser ses achats en restauration   

    

De même, la base de la comptabilité en restauration consiste à bien enregistrer ses achats. Pour cela, l’essentiel est de disposer de factures fournisseurs à jour.   

    

Beaucoup de restaurants payent leurs fournisseurs une fois par mois : ce n’est pas un problème en soi, mais il faut veiller à ce que la facturation ne comporte pas d’erreurs ! C’est quelque chose qui peut arriver en restauration. Cela fait partie des erreurs à éviter pour disposer d’une information comptable fiable.   

    

Numériser ses factures fournisseurs est aussi un moyen de simplifier la gestion comptable. Quand ce n’est pas possible, il est recommandé d’opter pour un système de classement des factures papier d’achat par ordre chronologique, pour ne rien égarer. Pour d’autres documents (banques, salaires, paye…), un classement thématique s’impose.   

    

Ventilation des achats dans le plan comptable   

    

Comptabiliser les achats comme les ventes est le rôle de l’expert-comptable en restauration. C’est à lui de s’assurer que les recettes et les dépenses sont ventilées dans les bons comptes, en accord avec le plan comptable du restaurant.   

    

Par exemple, les achats de nourriture, aliments et boissons sont généralement enregistrés dans le compte 601. Il faut cependant le ventiler entre les achats avec TVA à 5,5%, à 10% ou à 20%. Pour les achats du restaurant, la TVA à taux normal s’applique sur les boissons alcoolisées, mais aussi sur quelques exceptions comme certains chocolats ou le caviar…   

    

La ventilation des achats est plus complexe si les boissons sont consignées. Il va donc falloir comptabiliser la consignation, la déconsignation, les emballages non restitués… Pour cela, faire appel au bon expert-comptable restauration vous évitera bien des maux de tête !   

    

Comment bien facturer et collecter la TVA en restauration ?   

    

Le taux de TVA en restauration présente lui aussi quelques subtilités ! Sur une même addition peuvent cohabiter différents taux : normal (20%), intermédiaire (10%) ou réduit (5,5%).   

    

Cela arrive notamment quand l’addition inclut des boissons alcoolisées (TVA à 20%) ou des plats et boissons à consommation différée (TVA à 5,5%). Pour tout le reste, c’est la TVA à 10% qui s’applique en restauration. Pour plus de détails, vous pouvez consulter cet article qui vous explique comment bien appliquer la TVA en restauration.   

    

Pour faciliter la collecte de la TVA et son intégration comptable, il suffit de bien paramétrer son logiciel de caisse de restaurant. Il permet d’associer le bon taux de TVA à chaque plat ou à chaque boisson. Le paramétrage est relativement simple et vous permet de gagner beaucoup de temps !   

    

Une fois paramétré, le logiciel de caisse se charge d’enregistrer tous les paiements. Les flux de caisse sont ensuite transmis à l’expert-comptable pour être enregistrés dans la comptabilité générale, aux bons emplacements, selon le plan comptable du restaurant.   

    

Comment comptabiliser la livraison à domicile ?   

    

La livraison à domicile peut modifier la comptabilité des dark kitchens ou des restaurants qui proposent des plats à se faire livrer. Le calcul du coût de revient est différent puisqu’il ne prend pas en compte l’occupation de la salle (moins de coûts fixes).   

    

En revanche, il faut comptabiliser les dépenses liées à la livraison, comme les emballages, les coûts d’une livraison en interne ou les commissions des plateformes (Deliveroo, Just Eats, Uber Eats...).   

    

Les commissions des plateformes de livraison peuvent varier pour chaque restaurant selon les accords commerciaux. L’essentiel est de bien vérifier que les montants perçus par les plateformes sont corrects ! Il arrive que dans la masse, certains taux de commission soient erronés.   

    

La ventilation des recettes en livraison à domicile est presque identique à celle d’un restaurant classique. La principale différence réside dans la TVA sur certains types de produits à consommation différée, vendus scellés : ils sont à comptabiliser dans un compte pour les ventes avec TVA à 5,5%. C’est par exemple le cas des canettes de soda ou de tous les autres produits vendus fermés (comme les chips, les yaourts, etc…).   

    

Comment comptabiliser les repas des employés ?   

    

Vos employés mangent sur place entre leurs heures de travail ? Le repas offert par le restaurant est un avantage en nature. Sur le plan comptable, il doit être déclaré sur les bulletins de paye et déduit du salaire.   

    

Cette disposition s’applique à partir d’un certain montant : le minimum garanti était de 3,65€ en 2020. Au niveau de la comptabilité, l’expert-comptable se charge d’établir ces mouvements dans les comptes correspondants.   

    

Comment la comptabilité peut vous aider à piloter votre restaurant ?   

    

La comptabilité n’est pas seulement un passage obligé pour respecter vos obligations comptables et fiscales. C’est aussi une source très précieuse de données et d’indicateurs de la santé financière et commerciale de votre restaurant.   

    

A travers le suivi des charges et des recettes, elle vous délivre des données clés, indispensables pour piloter son activité et la rendre plus rentable. Pour cela, il suffit d’avoir une méthode et de connaître les indicateurs indispensables en restauration.   

    

Quels indicateurs peut vous fournir votre expert-comptable ?   

    

Au-delà du chiffre d’affaire et du nombre de couverts, l’indicateur le plus recherché en restauration est probablement le taux de marge brute. Il vous permet de savoir ce que vous rapportent vos plats par rapports aux coûts des ingrédients.   

    

Les restaurateurs distinguent notamment les taux de marge sur les solides et les liquides, et les comparent à ce qui se pratique dans leur gamme de restaurant. Le but est de maintenir une cohérence dans les dépenses. Maîtriser ses achats permet d’obtenir un équilibre entre qualité des ingrédients et rentabilité. Cela permet aussi, en cas de problème, de détecter des erreurs dans la gestion des stocks et d’optimiser les ressources.   

    

Les autres indicateurs à surveiller incluent notamment les suivants : 

  • Marge globale intégrant les salaires

  • Panier moyen par client 

  • Nombre de commandes par jour

  • Taux de remplissage

  • Chiffre d’affaire par salarié

  • Etc…   

        

Tous ces indicateurs proviennent de la convergence de plusieurs sources : logiciel de caisse, paiements, factures… Le traitement comptable permet de les synthétiser et de les restituer sous forme de rapports périodiques. Cela fait partie des attributions de l’expert-comptable en restauration.   

    

En cela, un expert-comptable peut être une sorte de copilote : il vous fournit des données comptables stratégiques. C’est par exemple ce que propose Pennylane en livrant à ses clients restaurateurs des rapports analytiques clairs et intelligibles, regroupant tous les indicateurs incontournables en restauration.   

    

A partir des flux de caisse, des données bancaires, des paiements et de la facturation achats, vous pourrez piloter votre restaurant et prendre de meilleures décisions commerciales et financières grâce à des outils avancés.   

    

La comptabilité d’un restaurant est une matière relativement complexe : elle implique de nombreuses subtilités, qu’il faut savoir ventiler au bon emplacement dans le plan comptable restauration. Pour cela, choisir un bon expert-comptable est essentiel : il vous simplifie la vie et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier.

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