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Le 10 septembre 2020

Comment établir une facture en comptabilité ?

Découvrez comment enregistrer une facture de vente ou d’achat dans votre comptabilité. Conseils, astuces, erreurs à éviter… Tout ce qu’il faut savoir sur cette écriture comptable

Alexandre Roquoplo, Cofondateur - Expert comptable @Pennylane

Alexandre Roquoplo

Expert comptable @ Pennylane

Etablir une facture

Vous n’avez pas d’expert-comptable attitré ? L’enregistrement comptable des factures est un passage obligé pour toute entreprise imposée au régime réel normal. Pas de panique, vous n’êtes pas le premier à passer par là ! Cet article vous explique comment établir une facture dans sa comptabilité dans les règles de l’art, ainsi que les erreurs à éviter.   

    

Pourquoi faut-il saisir ses factures dans sa comptabilité ?   

    

Une tâche ingrate, la saisie comptable des factures ? Pas tant que ça ! En effet, les factures sont à la base de la comptabilité. Toutes les entreprises sont tenues d’effectuer un suivi comptable de leurs factures entrantes et sortantes. Il s’agit d’un document stratégique qui permet de justifier de tous les mouvements de patrimoine dans l’entreprise.   

    

L’enjeu est énorme : il s’agit donc de donner une justification fiscale et comptable aux revenus de l’entreprise, à son chiffre d’affaire, à son bénéfice, à ses charges, etc…   

    

L’enregistrement comptable des factures est aussi fondamental pour calculer la TVA déductible. Les entreprises au régime normal sont soumises à la TVA, mais elles peuvent déduire celle qui est facturée sur leurs achats (sauf exceptions rares). Une condition à cela : réaliser un suivi précis de la TVA entrante et sortante grâce aux factures… En les enregistrant dans sa comptabilité au fil de l’eau.   

    

Comment établir une facture comptable dans les règles ?   

    

Si votre entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit réaliser l’enregistrement des factures sous forme d’écritures comptables, dans un logiciel comptable adéquat. La plupart du temps, ces tâches seront confiées à un expert-comptable en interne ou en externe pour éviter les erreurs de saisie.   

    

L’enregistrement comptable est tout à fait possible en interne, à condition de ne pas se tromper. La fraude à la TVA et les incohérences dans les livres de compte peuvent être lourdement sanctionnées.   

    

L’établissement des factures dans la comptabilité passe par un logiciel de comptabilité. Si la tâche peut paraître fastidieuse au début, il est possible de paramétrer le logiciel pour introduire un certain niveau d’automatisation.   

    

Créer des trames ou des guides vous permettra de disposer d’un enregistrement type en fonction d’un certain type de facture (exemple : une trame pour les achats de combustible, une autre pour les ventes de produits finis, etc…). Ces processus de saisie automatique vous permettront de fluidifier la saisie, mais attention tout de même à ne pas faire d’erreurs !   

    

Quand saisir ses factures ?   

    

Sur le papier, il est recommandé d’établir les factures dans sa comptabilité dès leur émission (vente) ou leur réception (achat). Dans la pratique, une saisie régulière, quotidienne ou hebdomadaire, peut être appliquée. Le plus important est de ne pas rater les échéances de déclaration de TVA mensuelle (ou trimestrielle).   

    

Comment être sûr que la facture est légale ?   

    

Avant d’établir une facture dans sa comptabilité, il convient de s’assurer qu’elle est conforme à la loi ! Sinon, vous êtes en droit de demander une autre facture à votre fournisseur. Une facture doit forcément inclure un certain nombre de mentions légales.   

    

Les mentions légales   

    

  • Mention de « Facture » sur le document

  • Numérotation chronologique

  • Date d’émission de la facture

  • Date de livraison ou de réalisation de la prestation

  • Date de paiement

  • Nom ou raison sociale du vendeur

  • Adresse du vendeur

  • Numéro SIREN, RCS et ville d’immatriculation du vendeur (le cas échéant)

  • Nom du client

  • Adresse du client

  • Dénomination de chaque article ou de chaque prestation

  • Quantité pour chaque article ou prestation

  • Prix unitaires HT

  • Prix unitaires TTC

  • Montant de la TVA et taux de TVA

  • Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur   

        

Comment enregistrer ses factures dans sa comptabilité ?   

    

Vous êtes prêt à saisir une facture d’achat ou de vente dans votre comptabilité ? Voici la marche à suivre. Tout d’abord, il vous faut repérer les montants suivants : prix total HT, TVA et prix total TTC.   

    

Vous aurez probablement besoin de noter le numéro de facture, le nom du client (en cas de vente) ou du fournisseur (en cas d’achat) pour les entrer dans le logiciel.   

    

Saisir une facture d’achat dans sa comptabilité   

    

Ici, on prend l’exemple d’une facture d’achat de produits consommables, de type fournitures de bureaux, pour un montant de 5500€ HT. S’ajoutent 20% de TVA déductible (1100€), pour un prix total TTC de 6600€.   

    

La facture entraine les écritures comptables suivantes :   

    

  • Crédit du compte fournisseur (401) du prix TTC, soit 6600€

  • Débit du compte de TVA déductible (44566) soit 1100€

  • Débit du compte de charges (6064) du prix HT, soit 5500€   

        

Saisir une facture de vente dans sa comptabilité   

    

Dans cet exemple, on saisit une facture de vente pour un montant de 10.000€ HT, auquel s’ajoute 20% de TVA (2000€), pour un montant total de 12.000€.   

    

La facture entraine les écritures comptables suivantes :   

    

  • Débit du compte client (411) du prix TTC, soit 12.000€

  • Crédit du compte de TVA collectée (44571) de 2.000€

  • Crédit du compte de vente (701, 706, 707 ou autre) de 10.000€   

        

Les recommandations pour bien saisir ses factures d’achat ou vente   

    

Équilibrer les comptes   

    

L’enregistrement comptable doit respecter le principe de la comptabilité en partie double : chaque facture entraîne un flux sortant et un flux entrant de valeurs égales. Dans le cas d’une vente, le flux sortant représente les produits vendus ; le flux entrant représente le montant reçu.   

    

Il est obligatoire que ces deux flux s’équilibrent (comme dans les exemples ci-dessus). L’utilisation d’un logiciel comptable doit permettre d’éviter toute erreur et garantit des écritures conformes.   

    

Bien identifier ses achats   

    

Autre source fréquente d’erreur, les achats font parfois l’objet d’une confusion entre charge et immobilisation, et sont enregistrés dans le compte erroné.   

    

Pour résumer très rapidement, une immobilisation est un achat servant l’entreprise pour plus d’un an, sur plusieurs exercices comptables (comme le matériel informatique, les machines, etc…), et dont l’entreprise va tirer des avantages économiques futurs. Une charge est un bien d’usage temporaire, consommé rapidement (comme les fournitures de bureau). Toutefois, lorsqu’une facture de charge est supérieure à 500€ HT, peut se poser la question de sa comptabilisation en immobilisation (par exemple une imprimante à plus de 500€ HT).   

    

Il est primordial de bien les identifier pour les inscrire dans le compte adéquat : charges dans le compte 6, et immobilisations dans le compte 2.   

    

Choisir le bon compte   

    

Chaque type de compte est associé à un numéro d’identification dans le plan de comptes. Il existe 8 classes de comptes, sous-divisés pour toutes les catégories d’écritures comptables.   

    

Une grande partie de la difficulté de bien saisir ses factures consiste à identifier le bon compte pour chaque achat ou vente. Pour info, une liste complète des comptes est disponible à cette page.   

    

A titre d’exemple, la classe 6 regroupe les comptes de charge, soit des achats. Ils sont subdivisés en de très nombreux comptes spécifiques, comme le carburant (6062), les fournitures de bureau (6064) ou encore les achats de marchandises (607).   

    

De même, la classe 2 regroupe les immobilisations. Elle se subdivise notamment en matériel de bureau et informatique (2183), mobilier (2184), matériel industriel (2154), etc…   

    

Identifier le bon compte pour chaque achat ou vente est parfois difficile, c’est pourquoi il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour ne pas faire d’erreurs !   

    

 Conserver la facture   

    

Même après l’enregistrement dans la comptabilité, il est nécessaire de conserver la facture pendant plusieurs années. Elle permet de justifier l’écriture comptable. Elle doit être conservée pendant une durée de 10 ans.

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