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Le stack facturation pour une start-up B2B SaaS

ARTHUR WALLER

Responsable partenariats

Publié le 06/05/2020

Il y a et aura de plus en plus de start-ups B2B SaaS car elles sont plébiscitées par les entreprises qui voient en elles un moyen de

  • bénéficier d'améliorations continues du service sans avoir à payer à chaque fois des frais supplémentaires

  • ne pas avoir à payer une licence trop chère au début

  • accéder à leurs outils facilement en ligne et pouvoir connecter leurs différents outils entre eux

Trop souvent, les outils admin/finance ne sont pas forcément adaptés aux start-ups B2B SaaS et on a donc tenu à vous aider à vous poser les bonnes questions.

Même si Pennylane vend un service d'expertise comptable tech-enabled, notre business model est équivalent à celui du SaaS (abonnement mensuel) et on a donc fait ces recherches pour nous-mêmes.

Quels outils mes commerciaux utilisent-ils pour prospecter ?

La grande majorité des start-ups SaaS disposent d'un CRM qui centralise les informations sur les prospects et les clients. Le CRM est souvent alimenté en amont par le marketing et ensuite mis à jour par l'équipe commerciale au fil de ses discussions avec les clients. Les CRMs les plus utilisés sont Hubspot, Salesforce, Sellsy, Pipedrive.. Chacun a sa spécialité: Hubspot est reconnu pour ses capacités de marketing automation, Salesforce pour sa modularité et sa flexibilité, Sellsy plus pour ses fonctionnalités post-vente, Pipedrive pour sa prise en main facile et son tarif attractif.

Pour la plupart des CRMs, il est important de noter que le travail s'arrête à la création du devis et éventuellement à la signature électronique du contrat. Pas de module de facturation inclus.

Comment facturer mes clients ?

Une fois un client signé, il faut lui envoyer une facture chaque mois, chaque trimestre ou chaque année en fonction de votre modèle. A savoir qu'une facture doit comporter tout un tas de mentions légales. Il devient très vite nécessaire de disposer d'un outil de facturation qui vous permettra de

  • vous assurer que vos factures respectent toutes les obligations règlementaires

  • suivre le statut de paiement de vos factures

  • ne pas oublier de facturer vos clients

Quand on est un business SaaS, ce qui est important est d'avoir un outil de facturation qui vous permette de créer une facture rattachée à un client et à un produit, de pouvoir définir une fréquence de paiement, le taux de TVA. Il se peut que vous vendiez par exemple un produit hardware ainsi qu'un abonnement au logiciel qui tourne sur le produit, il est alors capital de bien distinguer les taux de TVA et ce qui est récurrent de ce qui ne l'est pas. Bien entendu, une des fonctionnalités clef est de voir si le logiciel vous permet de rendre la facture créée récurrente et qu'elle soit automatiquement envoyée à votre client lors de la prochaine échéance.

Pour gagner du temps, regardez si

  • le logiciel de facturation vous permet d'envoyer la facture directement par email à votre client, en vous assurant que vous maîtrisiez l'objet et le contenu de l'email

  • le logiciel de facturation est connecté au CRM utilisé par vos commerciaux, ce qui permettra d'importer les coordonnées des clients mais aussi d'importer les détails de la transaction (tarif, produit, fréquence, etc..)

Certaines start-ups décident également que la facturation fait partie de leur "core value prop" et développent alors un module de facturation en propre.

Comment encaisser mes clients ?

Facturer son client n'est pas tout, il reste encore à encaisser son abonnement. 

Si vos clients sont des grands comptes ou que les paniers moyens sont élevés, il est probable que vos clients vous paient par virement bancaire. Il est alors capital d'avoir une solution qui vous permette ensuite de rapprocher facilement un paiement d'une facture, sans perdre trop de temps à "pointer".

Si vos clients sont plus petits ou que vous leur prélevez des paniers moyens "normaux", alors il est probable et préférable que vos clients vous paient par prélèvement automatique ou pas carte.

Gocardless est le spécialiste du prélèvement sepa: vous créez un client et un plan (produit + prix + fréquence de prélèvement) et ensuite le logiciel prélèvera automatiquement votre client sans que vous n'ayez plus rien à faire. Les tarifs (publics) sont de plus raisonnables et adaptés

 

Stack facturation

Stripe est bien sûr une autre option, qui présente l'avantage de gérer à la fois le prélèvement SEPA et le paiement par carte de crédit.

D'autres prestataires comme Adyen ou Checkout.com sont bien sûr à regarder également.

Lorsque votre activité grossit ou si vous avez hérité de plusieurs méthodes de paiement en parallèle, il peut être utile d'avoir une solution qui centralise toutes les informations de facturation et qui initie elle-même les paiements chaque mois. Chargebee est la référence de la gestion de facturation récurrente, avec plein d'intégrations et d'analytics (mais cher..). D'autres outils comme Zoho Books ou Sellsy proposent également ce genre de fonctionnalités.

La plate-forme crée la facture puis initie le paiement/prélèvement auprès du prestataire de paiement et met ensuite à jour le statut du paiement de la facture. Zoho Books est sûrement la bonne option si vous utilisez Zoho CRM également. Sellsy et Chargebee sont plus indépendants mais ont le désavantage de ne pas offrir la récupération des données de transactions (seulement les contacts) dans les CRMs comme Hubspot ou Salesforce.

Comment lier mes factures clients à ma comptabilité et à mon reporting ?

En B2B, il existe souvent un délai entre la date d'émission de la facture et son paiement. Il est donc très important d'avoir un logiciel comptable qui supporte la comptabilité d'engagement, ce qui signifie qu'une facture client est prise en compte dès qu'elle est émise et non seulement dès lors qu'elle est payée. Ceci permet de bien mesurer combien chaque client vous doit à tout instant.

La plupart des sociétés B2B SaaS vendent de la prestation de services, ce qui signifie qu'elles tombent sous le régime de la TVA à l'encaissement. Ce régime signifie que la TVA est seulement due au moment où la facture est payée (au contraire de la TVA au débit qui s'applique à la vente de biens). Il est donc capital de pouvoir bien mesurer à tout instant quelle facture a été payée pour ne pas avoir à avancer la trésorerie pour la TVA.

L'idéal est bien entendu d'avoir un logiciel de facturation parfaitement intégré à son logiciel de comptabilité pour que toutes les infos de la facturation redescendent de façon précise et granulaire en comptabilité (type de vente, taux de tva, paiement, frais de paiement, source de paiement, produit,..).

Le nom du produit servira bien souvent à distinguer les différents types de revenus ("abonnement mensuel", "abonnement mensuel avec paiement annuel", etc..), ce qui sera utile pour ventiler les revenus et sortir un reporting précis qui distingue précisément le revenu encaissé et le MRR, éventuellement aussi les frais de setup ou les différents types de produits.

Et Pennylane dans tout ça ?

Pennylane propose deux options:

  • nos clients peuvent utiliser notre propre éditeur de factures, qui sont ainsi automatiquement prises en compte en comptabilité. Grâce à l'utilisation de notre catalogue de produits, nous sommes capables de traiter au mieux la reconnaissance des revenus en temps réel et de fournir un reporting analytique pertinent.

  • Pennylane peut récupérer les données de facturation depuis les solutions tierces comme Sellsy, Zoho ou même depuis la base de données du client s'il gère lui-même sa facturation. Nous avons mis en place des imports par API et par CSV très flexibles et granulaires.

Pennylane permet de prendre en compte les données de facturation pour la tenue comptable mais également de sortir un reporting précis. Il est important de noter que la tenue comptable suit le Plan Comptable Général qui n'est pas forcément adapté au B2B SaaS. En effet, le comptabilité ne fait étonnamment pas de distinction entre revenu encaissé et MRR, mis à part au 31 décembre lorsqu'il faut constater des produits constatés d'avance.

Comment gérer de façon optimale votre suivi de paiements clients, automatiser les relances etc ?

Upflow ne gère pas l'édition de la facture mais est connecté à la plupart des outils d'édition de factures et vous permet ensuite de gérer de façon optimale l'envoi de la facture, les relances automatisées ainsi que d'offrir à votre client un espace où il peut retrouver toutes ses factures et suivre l'état de ses paiements.

Que faire si vos clients ne vous paient pas ?

Il peut arriver que vos clients ne vous paient pas, surtout si ils paient par virement bancaire. En amont, essayez de basculer autant de clients que possible en prélèvement SEPA mais au pied du mur, il reste des solutions. S'il s'agit d'un client par-ci par-là et que c'est passager, n'hésitez pas à relancer et à devenir plus menaçant si votre client ne répond pas.

 

Si vos clients vous paient systématiquement en retard, c'est alors un problème plus structurel, peut-être lié à votre industrie par exemple. Il est alors bon de se pencher sur les différentes solutions d'affacturage et d'assurance-crédit qui existent sur le marché. L'affacturage consiste à vendre votre créance (la dette que votre client a envers vous) à un tiers. Ce tiers vous aide ainsi à améliorer votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Finexkap est une startup spécialisée dans le domaine et les grandes banques retail (BNP, HSBC, etc..) proposent toutes également ce genre de services, souvent plus adapté aux entreprises de taille plus importante.

Si vous vous posez des questions sur votre stack facturation, ou si vous souhaitez juste optimiser votre BFR et votre cycle Purchase-to-cash, n'hésitez pas à contacter notre équipe de spécialistes Pennylane si vous souhaitez des conseils ou recommandations.

ARTHUR WALLER

Responsable partenariats

Publié le 06/05/2020

Que vous soyez une startup, une TPE/PME ou un acteur e-commerce, Pennylane vous rejoint au coeur de l’action.

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