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Stack facturation

La stack de gestion des dépenses d'une start-up

ALEXANDRE ROQUOPLO

Expert comptable @ Pennylane

Publié le 13/05/2020

💡 Cet article vise à aider les start-ups à gagner du temps mais aussi à suivre précisément leurs dépenses pour piloter au mieux leur trésorerie et leur activité.

 

Quelles sont les dépenses d'une start-up ?

📌 Chaque start-up est bien sûr unique mais il ressort souvent des postes de dépenses similaires

 

  • les salaires (avec la complexité que les salaires sont en fait "découpables" en différentes

 

  • dépenses: salaire net, charges patronales et salariales, mutuelle, tickets-restaurants..

 

  • les notes de frais ou dépenses de voyage/restauration..

 

  • les petites dépenses de fonctionnement (abonnements logiciels, etc..)

 

  • les grosses dépenses de fonctionnement (loyer, etc..)

 

  • les coûts de marketing (Google Adwords, Facebook, etc..)

 

  • les achats de matières premières si pertinent

 

  • les frais bancaires et frais de prestataires de paiement

 

Comment bien suivre ses dépenses de personnel ?

 

👉 Quelle que soit la solution de gestion de la paie que vous utilisez, il est capital de bien suivre vos dépenses de personnel au fil du temps et de bien suivre la part des différentes équipes. Pour cela, il vous faut avoir un suivi analytique de votre paie et répartir vos salariés entre différentes équipes (par exemple: tech & product, sales, customer success, marketing) et ensuite suivre le poids de chaque équipe au fil de l'eau. Payfit propose notamment un super module de suivi analytique des dépenses de personnel.

 

👉 Les salaires représentent souvent la majorité des coûts d'une start-up et il est donc capital de bien les ventiler d'un poste à l'autre. C'est en effet cela qui vous permettra de mesure avec précision votre CAC - Coût d'Acquisition Client (salaires des commerciaux), votre marge opérationnelle (revenu - salaires customer success) et votre rentabilité tout court.

 

👉 Pour payer les salaires, vous pouvez au début le faire manuellement mais il sera vite utile pour gagner du temps et éviter toute erreur d'exporter un fichier de paiement au format XML depuis votre gestionnaire de paie et de l'importer dans votre banque qui effectuera alors tous les versements en une fois.

 

Comment bien suivre ses notes de frais ou dépenses de voyage/restauration ?

 

🎯 Ces dépenses sont effectuées hors du bureau et le plus difficile (et important) est d'instaurer un process au sein de votre entreprise qui vous permette de récupérer et centraliser les justificatifs pour toutes ces dépenses. Plusieurs solutions existent pour cela :

 

  • vous demandez à vos salariés d'avancer les dépenses de leur poche et ces dépenses leur sont remboursées ensuite, par exemple en même temps que leur salaire avec Payfit. Certaines solutions existent pour aider vos salariés à récolter ces justificatifs (Payfit, Expensya, Jenji, etc..)

 

  • vous donnez à vos salariés une carte de crédit de la société. Les néobanques (Qonto, Manager.one) permettent au salarié de prendre en photo sa facture/son ticket de caisse et de l'uploader directement dans l'appli mobile bancaire. D'autres solutions comme Spendesk proposent des solutions complètes d'expense management qui incluent cela.

 

Il est important d'instaurer une politique claire en interne qui explique aux salariés dans quels cas ces dépenses sont autorisées et dans quelles limites.

 

💡 De nouvelles solutions de gestion des voyages d'affaires peuvent être intéressantes à explorer pour ceux qui voyagent beaucoup: Okarito, Fairjungle, Travelperk..

 

Comment bien gérer ses petites dépenses de fonctionnement ?

 

👉 Ces "petites" dépenses sont par nature souvent payées par carte de crédit ou par prélèvement SEPA. Sans attention, les abonnements divers et variés, pas toujours utilisés, peuvent vite se multiplier et affecter votre trésorerie. Il est donc capital de garder le contrôle mais il faut trouver un bon équilibre pour ne pas perdre en agilité et permettre à vos salariés de souscrire à un abonnement pertinent pour eux par exemple.

 

Une bonne solution est de donner à chaque salarié une carte avec un plafond mensuel et des règles d'approbation au-dessus de celui-ci. La plupart des néobanques offrent ce genre de solutions, Spendesk est le spécialiste dans le domaine par excellence. Ces solutions font votre travail de demander à vos salariés les factures et génèrent des cartes virtuelles pour paiement récurrent ou unique, ce qui peut être utile, par exemple si un salarié souscrit à un free trial et a peur d'oublier de résilier.

 

Ce qui est clef est vraiment de centraliser toutes vos factures dans un outil car les justificatifs seront nécessaires pour la tenue comptable, pour le reporting mais aussi pour récupérer la TVA - l'administration requiert la présentation des justificatifs en cas de contrôle.

 

Google Drive fait très bien l'affaire au début - il vous suffit de créer un dossier "fournisseurs" et un sous-dossier par fournisseur par exemple. D'autres se créent une adresse email "factures@monentreprise.fr" pour centraliser toutes les factures.

 

👆 Enfin, notez bien que certains fournisseurs n'envoient pas de factures et attendent de vous que vous alliez récupérer les factures dans leur Extranet, c'est par exemple le cas d'Amazon. Pennylane propose des outils qui vont automatiquement récupérer vos factures sur ces extranets sans effort de votre part pour vous faire gagner du temps.

 

Pour gérer les dépenses, il est bon de disposer d'un outil qui vous permette de valider tous les paiements fournisseurs en amont et ensuite d'exporter un fichier de paiements au format XML et de l'importer ensuite dans votre banque pour déclencher les paiements en une fois. La dernière directive DSP2 force les banques à ouvrir leurs APIs d'initiation de paiements et on va prochainement voir arriver la possibilité de payer ses factures fournisseur directement en un clic depuis Pennylane sans même avoir à se connecter dans son extranet bancaire.

 

Comment bien gérer ses grosses dépenses de fonctionnement ?

 

👉 Les grosses dépenses comme le loyer sont souvent payées par virement bancaire. Il convient encore une fois de centraliser toutes les factures de ces grosses dépenses dans un seul et même endroit. Une possibilité est tout simplement Google Drive ou équivalent.

 

Comment gérer ses coûts de marketing ?

 

👉 Google et Facebook débitent automatiquement votre CB par paliers (souvent de 500€), faites bien attention à ce que le paiement ne soit pas refusé car cela peut être ensuite compliqué et long de réactiver son compte.

 

Comment gérer ses frais bancaires et de prestataires de paiement ?

 

👉 Les frais bancaires et de prestataires de paiement sont souvent rattachés à des transactions et sont faibles mais nombreux. Pour les frais bancaires, il est important de pouvoir automatiser le traitement de ceux-ci en comptabilité pour que la saisie ne prenne pas trop de temps et pour les frais des prestataires de paiement (commissions stripe, gocardless, etc..), il est important d'être en mesure de sortir le montant total de commissions prélevé.

 

Comment suivre ses dépenses au fil de l'eau ?

 

👉 Le meilleur moyen de suivre ses dépenses au fil de l'eau est d'avoir un seul système qui récupère tous les flux de dépenses et qui soit en mesure de les traiter et de les catégoriser. Pennylane se branche justement à la banque, au logiciel de paie, aux outils de gestion des petites dépenses comme Spendesk mais aussi aux solutions de stockage de factures comme Google Drive. Le flow dans Pennylane est ensuite le suivant :

 

  • la facture est importée et pré-saisie (nom du fournisseur, montant, TVA, date d'émission, date d'échéance, etc...) grâce à une solution d'OCR (Optical Characters Recognition). Un comptable Pennylane vérifie que la pré-saisie par l'OCR est correcte.

 

  • Il s'agit ensuite d'affecter l'écriture au bon compte de charges. Pour certains fournisseurs récurrents, cela est automatisé (une fois le fournisseur Slack reconnu par exemple, on peut toujours le mettre dans le compte de charges Logiciel UE, savoir qu'il s'agit de TVA intracommunautaire, etc..). Pour les factures plus compliquées, le/la comptable Pennylane passe une écriture comptable à la main et notre plate-forme lui permet de faire cela rapidement.

 

  • Enfin, il s'agit de rapprocher la facture de la transaction bancaire. Pour certaines transactions, le libellé bancaire permet de rapprocher automatiquement la transaction et la facture. Pour d'autres, le montant et la date permettent de suggérer au comptable un match. Dans d'autres cas plus complexes, notre comptable Pennylane effectue ce match à la main.

 

😎 Ainsi, nos clients peuvent se connecter sur Pennylane et voir à tout moment toutes leurs factures (avec les statuts payées/rapprochées, payées, à venir, en retard). De même, la vue banque permet de suivre toutes ses transactions bancaires de tous vos comptes utilisés pour vos dépenses.

 

Tout cela est très comptable mais l'important pour pouvoir suivre ses dépenses de façon pragmatique, il est essentiel de créer des catégories analytiques de dépenses, par exemple logiciels sales, logiciels customer success, loyers, frais de marketing, etc..

🎯 Pennylane permet justement à chaque client de créer autant d'axes analytiques qu'il le souhaite, chaque axe pouvant prendre n valeurs. Les axes analytiques sont indépendants des numéros de comptes comptables et les règles fournisseurs permettent d'assigner automatiquement à toutes les factures/transactions propres à un fournisseur une valeur analytique. Par exemple, les frais d'abonnement Hubspot peuvent être assignés à 60% à "logiciel sales" et 40% à "logiciel marketing", et ventilés entre divers bureaux. Cela vous permet de suivre dans le temps et de façon précise vos dépenses par poste, votre coût d'acquisition, votre marge opérationnelle, de voir vos activités rentables et celles qui le sont moins etc..

Alexandre Roquoplo, Cofondateur - Expert comptable @Pennylane

ALEXANDRE ROQUOPLO

Expert comptable @ Pennylane

Publié le 13/05/2020

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